Không biết các bạn đã đã từng nghe qua To do list cho tới Ma trận Eisenhower chưa? Đây là những phương pháp quản lý thời gian cũng như lập kế hoạch làm việc trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Có lẽ chúng ta cũng đã từng sử dụng nó, nhưng hầu hết chỉ được một khoảng thời gian ngắn và không duy trì thói quen này nữa. Hẳn là có một vài vấn đề khiến chúng ta không hứng thú với điều này. Câu hỏi đặt ra là liệu việc lập kế hoạch và quản lý thời gian có cần thiết không, có ảnh hưởng tích cực đến chúng ta không, có khiến đời sống cũng như công việc của chúng ta gọn gàng hơn không, và nếu có thì nên áp dụng như thế nào?
Câu trả lời là có, cực kỳ cần thiết. Nhưng tại sao hầu hết chúng ta không muốn làm nó. Tôi đã từng ngưng sử dụng nó khoảng 1 năm vì nhiều lý do. Điều căn bản nhất là vì tôi thấy việc này khá rập khuôn và gò bó, nó đánh mất sự linh động và sáng tạo ngẫu hứng của tôi. Tôi cảm giác tôi là một cái máy chỉ biết làm và làm để chạy đuổi theo mục tiêu nào đó chứ không thực sự sống và thưởng thức cuộc sống này. Đây là cảm giác chung, chúng ta không muốn bị đóng khuôn.
Nhưng gần đây tôi đã sử dụng lại. Tôi đã có một số nhận thức, điều đó giải phóng sự rập khuôn trong việc lập kế hoạch và áp dụng đúng cách đã cải thiện đáng kể chất lượng thời gian cũng như xử lý công việc của tôi. Nhưng tôi sẽ chia sẻ nó ở mục 3, bây giờ tôi sẽ chỉ ra cho các bạn thấy tại sao việc lập kế hoạch và quản lý thời gian lại quan trọng
1. LẬP KẾ HOẠCH CHO TA CÁI NHÌN RÕ RÀNG VỀ NHỮNG ĐIỀU MÌNH PHẢI LÀM
Việc lập kế hoạch bắt buộc tôi phải hệ thống hóa lại toàn bộ những công việc mình cần làm, muốn làm và thích làm, cụ thể như: các bài tập ở trường, deadline của các dự án, cuốn sách mà tôi đang viết, lĩnh vực mà tôi đang tự học thêm, dự án làm nhạc mà tôi tham gia,…
Bộ não của chúng ta không được thiết kế tốt cho việc ghi nhớ những sự kiện. Thông thường, tôi rất mơ hồ về những gì mình phải làm, nhớ ra cái gì thì làm cái ấy, và đa phần là không nhớ được bao nhiêu vì sự chú ý đã bị cuốn lấy bởi mạng xã hội và các thú vui khác. Khi deadline ập đến, tôi cuống cuồng và cắm đầu hoàn thành, bào mòn sức lực và trải nghiệm không mấy vui vẻ. Tôi luôn trong trạng thái thụ động với mọi thứ và thời gian sống của tôi giảm đi chất lượng đáng kể: một phần cho những chuyện hời hợt, phần còn lại cắm đầu mệt nhoài để đuổi theo deadline.
Khi chúng ta không rõ ràng về những gì chúng ta phải giải quyết, chúng ta luôn trong trạng thái bất an vì ý nghĩ mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó. Bạn thử tưởng tượng rằng bạn đang trong một buổi đi chơi nhưng tâm trí thì lo lắng về một điều gì đó không có tên, hẳn là bạn sẽ chơi không vui vẻ gì. Ngược lại, khi hệ thống lại mọi nhiệm vụ và rõ ràng với những gì mình phải làm, bạn sẽ thoải mái tận hưởng vì bạn biết rằng bạn đã sắp xếp mọi thứ ở đúng thời điểm để hành động và ít có khả năng bỏ lỡ điều gì đó. Bạn có thể gạt nó khỏi đầu mình và sống với giây phút hiện tại.
Về bản thân tôi, khi đã có hệ thống công việc theo tuần, tháng năm, tôi sẽ phân bổ nó vào mỗi ngày cho hợp lý, đảm bảo một lượng vừa đủ để cân bằng giữa công việc, học tập và nghỉ ngơi thư giãn. Hiệu ứng tâm lý thoải mái cũng đúng với phạm vi nhỏ một ngày, khi bạn biết buổi chiều bạn đã sắp xếp thời gian để hoàn thành deadline, vậy thì bạn có thể yên tâm đánh một giấc ngủ ngắn để phục hồi mà không cần bị những suy nghĩ quấy rối quá nhiều.
2. LẬP KẾ HOẠCH KHIẾN BẠN TRÁNH KHỎI TRẠNG THÁI VÔ ĐỊNH
Bạn có từng thức dậy mỗi buổi sáng và không biết ngày hôm nay mình phải làm gì không? Nhiều tác giả cho rằng sự vô định đó đôi khi sẽ khiến bạn nảy ra một thứ gì đó sáng tạo, một tư duy đổi mới. Nhưng sự thật thì 99% số chúng ta không phải là tuýp người đó. Phần lớn chúng ta là tuýp người nếu không biết làm gì thì sẽ rất dễ bị cám dỗ bởi những vui thú và tìm mọi cách để trốn tránh khỏi cảm giác trống rỗng. Ta sẽ thấy chính mình vồ lấy chiếc điện thoại, lướt FB hàng giờ liền, hay đắm mình trong các bộ phim không có hồi kết nếu không có gì rõ ràng để làm. Đây là nguyên do cho mọi bừa bộn và hỗn loạn trong cuộc sống và bạn sẽ hối tiếc vì năm tháng tuổi trẻ của mình chỉ đang tiêu tốn trong vô nghĩa.
Việc lập kế hoạch một ngày sẽ giúp bạn thoát khỏi trạng thái này. Những công việc mà bạn lên kế hoạch sẽ nhắc nhở bạn trong từng khoảnh khắc. Nó sẽ giúp bạn khi chạy bộ về thì sẽ ngồi thả lỏng 30 phút rồi đi tắm để làm công việc tiếp theo chứ không phải ngồi dính vào chiếc bàn máy tính hàng giờ đồng hồ sau đó.
3. VẤN ĐỀ KHÔNG PHẢI LÀ HOÀN THÀNH TẤT CẢ MỌI THỨ BẠN ĐỀ RA, VẤN ĐỀ LÀ QUẢN LÝ TỐT THỜI GIAN VÀ SỰ TẬP TRUNG CỦA BẠN
Đây có lẽ là một nhận thức để không biến chúng ta thành một cỗ máy. Rằng chúng ta không phải cắm đầu cắm cổ để đuổi theo mục tiêu, để hoàn thành tất cả mọi việc chúng ta đã đề ra. Ưu tiên hàng đầu trong cuộc sống của tôi không phải là đạt được điều này điều nọ, vì tôi biết nó không khiến tôi hạnh phúc hơn là bao, nó chỉ là một mảnh ghép của một bức tranh lớn mà tôi cần phải chu toàn. Cuộc sống của chúng ta còn rất nhiều thứ, là gia đình, mối quan hệ, sức khỏe, sự tận hưởng cùng những giá trị nội tại khác. Ta không thể dành cả đời để đuổi theo một thứ nào đó trong tương lai rồi bỏ lỡ những gì quý giá mà trong hiện tại ta đang có.
Mục đích duy nhất của tôi khi lập kế hoạch là để mọi khoảnh khắc của tôi không bị lãng phí vào những chuyện vô bổ, giúp tôi tập trung và tận hưởng mọi giây phút ngay cả khi tôi làm việc. Khi bạn biết ưu tiên hàng đầu của bạn là gì, bạn sẽ biết cách cân bằng nó. Nếu như tối nay tôi đã lên kế hoạch cho deadline 2 ngày sắp tới của mình nhưng nhận được tin mẹ tôi vào thăm, tôi sẵn sàng gạt kế hoạch sang một bên và dành thời gian với mẹ tôi. Hoặc khi tôi lập kế hoạch viết bài, nhưng lúc đó tôi có cảm hứng sáng tác một bài nhạc, việc viết bài nhạc đó và quay lại với bài viết nếu nó không có gì quá gấp gáp là điều hợp lý. Đây là cách mà tôi sáng tạo cuộc sống của mình thay vì biến nó thành một điều gì đó cứng nhắc. Nếu tôi lãng phí thời gian của tôi trong vô thức, tôi sẽ dùng kế hoạch của tôi để neo lại, nhưng nếu tôi đã hoàn toàn tập trung và thông suốt, tôi sẽ phó thác nó cho dòng chảy sáng tạo. Tuy nhiên, kỷ luật là cực kỳ quan trọng. Khi điều gì đó thực sự cần phải làm, việc của bạn là ngồi xuống và hoàn thành nó cho dù nó không mấy dễ chịu.
TỔNG KẾT
Lập kế hoạch và quản lý thời gian sẽ là một công cụ tốt để thúc đẩy chất lượng sống cũng như hiệu suất làm việc. Đó là phương thuốc cho sự mơ hồ và vô định của bạn, tuy nhiên cũng cần phải áp dụng đúng cách để không biến bản thân mình thành một cỗ máy.
Tác giả: Bá Kỳ
Biên tập: SUYNGAM.VN
Ảnh: sporlab on Unsplash
